Termini di servizio
1. Oggetto
Il portale “Sicurezza giusto in tempo: documenti e scadenze” offre alle aziende due cose. La prima: registrare e monitorare le scadenze degli attestati di formazione e delle visite mediche dei propri lavoratori, con invio di avvisi via email. La seconda: la redazione assistita dei documenti della sicurezza — valutazione dei rischi, nomine, verbali — a partire dai dati che l'azienda ha già inserito, con archiviazione e sorveglianza delle relative scadenze.
2. Account e referente
L'account è intestato all'azienda e gestito dal referente indicato in fase di iscrizione, che dichiara di essere autorizzato a trattare i dati dei lavoratori. Le credenziali sono personali e non cedibili.
3. Responsabilità sui dati inseriti
L'azienda è responsabile della correttezza e dell'aggiornamento dei dati inseriti, comprese le date di rilascio e di scadenza. Le decodifiche automatiche (codice fiscale, calcolo delle scadenze, profilo di rischio da codice ATECO) sono un ausilio e devono essere sempre verificate dal referente.
4. Avvisi email
Gli avvisi sono inviati a 30, 15 e 7 giorni dalla scadenza e, per le posizioni già scadute o incomplete, con un sollecito settimanale. Gli avvisi sono un supporto organizzativo: non sostituiscono gli obblighi di legge in capo al datore di lavoro e il portale non risponde di mancati recapiti dovuti a caselle piene, filtri antispam o indirizzi errati.
5. I documenti generati sono bozze
I documenti prodotti dal portale sono bozze di lavoro. Sono costruiti da modelli predefiniti e, per le attività che quei modelli non coprono, con l'assistenza di un servizio di intelligenza artificiale. In entrambi i casi il risultato riflette i dati che l'azienda ha inserito e le dichiarazioni che ha reso: se quei dati sono incompleti o non aggiornati, il documento lo sarà.
La valutazione dei rischi resta un atto del datore di lavoro, non delegabile (art. 17 D.Lgs. 81/2008). Il portale non sottoscrive i documenti e non assume la posizione di RSPP: fornisce uno strumento per redigerli. Prima di adottare un documento, l'azienda è tenuta a verificarne il contenuto con il proprio RSPP e, dove previsto, con il medico competente.
Su richiesta dell'azienda un documento può essere sottoposto alla revisione di un consulente qualificato: è un servizio distinto, a pagamento, e il suo esito è indicato sul documento stesso. In mancanza di tale richiesta il documento resta una bozza non validata, e il portale lo dichiara nel documento.
Il portale segnala all'azienda quando un documento non descrive più la sua organizzazione — perché le persone, le mansioni o il profilo di rischio sono cambiati rispetto a quando è stato prodotto. La segnalazione è un supporto organizzativo e non esaurisce l'obbligo di rielaborare la valutazione nei casi previsti dalla legge.
6. Nessuna consulenza
I contenuti informativi sui corsi obbligatori hanno finalità divulgativa e non costituiscono consulenza in materia di salute e sicurezza. La valutazione degli obblighi formativi resta di competenza del datore di lavoro, con il supporto di RSPP e medico competente.
7. Disponibilità del servizio
Il servizio è fornito “così com'è”, senza garanzia di continuità assoluta. Sono possibili interruzioni per manutenzione o cause non imputabili al gestore.
8. Coupon di attivazione e proposte formative
Lo scadenzario è gratuito fino a tre persone attive: non richiede alcun coupon. Dalla quarta persona, e in ogni caso per la redazione dei documenti della sicurezza, serve un coupon di attivazione. Il coupon si richiede dalle impostazioni del portale e viene consegnato per email: non si acquista dal portale, che non gestisce pagamenti.
Il coupon indica quali funzioni abilita e per quanti mesi: è una abilitazione a durata determinata e non si rinnova automaticamente, quindi non comporta addebiti ricorrenti. Per la redazione dei documenti indica anche quanti documenti sono compresi nel periodo, perché ogni documento redatto con l'assistenza dell'intelligenza artificiale ha un costo. Un coupon si utilizza una sola volta. Rinnovare prima della scadenza non fa perdere i mesi residui: si sommano.
La scadenza di un'abilitazione impedisce di aggiungere, non di consultare. Attestati, allegati e documenti già inseriti restano accessibili e scaricabili anche dopo la scadenza: quello che si interrompe è la possibilità di caricarne o produrne di nuovi.
Alle aziende che hanno prestato il relativo consenso possono essere proposti corsi di formazione; il consenso è revocabile in ogni momento senza perdita di funzionalità.
9. Recesso e cancellazione
L'azienda può chiedere in ogni momento la chiusura dell'account e la cancellazione dei dati, che avviene entro 30 giorni salvo obblighi di conservazione di legge.
10. Legge applicabile
Il rapporto è regolato dalla legge italiana.