Informativa privacy

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è il gestore del portale “Sicurezza giusto in tempo: documenti e scadenze”. I contatti per l'esercizio dei diritti sono indicati nella sezione “Contatti” dell'area privata e nei termini di servizio.

2. Dati trattati

• Dati aziendali: ragione sociale, partita IVA, codice ATECO, profilo di rischio e risposte al questionario sulle lavorazioni.
• Dati del referente: nome, cognome, email, telefono, ruolo in azienda, credenziali di accesso.
• Dati dei dipendenti: nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, mansione e nomine, date di rilascio e scadenza degli attestati di formazione, date delle visite mediche.
• Dati per la redazione dei documenti della sicurezza: sede dell'unità produttiva, logo aziendale se caricato, responsabile del servizio di prevenzione e protezione e ore del suo corso, modalità di elezione del rappresentante dei lavoratori, nome del medico competente, regime antincendio (DPR 151/2011), presenza di impianti a gas e attrezzature dichiarate.
• Dati relativi alla salute: esito di idoneità alla mansione ed eventuali prescrizioni indicate dal medico competente. Sono trattati esclusivamente come dato di scadenza e di idoneità, sono visibili solo all'azienda titolare e non sono mai comunicati a terzi.

3. Ruoli

L'azienda iscritta è titolare del trattamento dei dati dei propri dipendenti. Il portale opera come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, per il servizio di scadenzario e per la redazione assistita dei documenti della sicurezza. L'accettazione dei termini in fase di iscrizione vale come nomina a responsabile del trattamento.

Per la sola redazione assistita dei documenti il portale si avvale di un sub-responsabile: un fornitore di servizi di intelligenza artificiale con elaborazione nell'Unione Europea. Quali dati gli vengono trasmessi, e quali no, è indicato al punto 5.

4. Finalità e base giuridica

• Erogazione del servizio di scadenzario e invio degli avvisi di scadenza — esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Adempimenti di legge in materia di salute e sicurezza sul lavoro — obbligo legale del titolare azienda (art. 6.1.c GDPR); i dati sulla salute sono trattati ai sensi dell'art. 9.2.b GDPR.
• Redazione assistita dei documenti della sicurezza (valutazione dei rischi, nomine, verbali) e loro conservazione nell'archivio dell'azienda — esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Revisione di un documento da parte di un consulente, quando l'azienda la richiede come servizio a pagamento — esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Invio di proposte formative e contatto commerciale — consenso facoltativo e revocabile (art. 6.1.a GDPR).
• Comunicazione dei soli dati aziendali e di contatto a partner formativi selezionati — consenso facoltativo e revocabile.

5. Comunicazione e cessione a terzi

Previo consenso specifico e revocabile, i soli dati aziendali e di contatto del referente (ragione sociale, settore, nome, email e telefono del referente) possono essere comunicati a partner formativi ed enti di formazione selezionati, per proporre corsi in scadenza o obbligatori. I dati dei dipendenti e i dati relativi alla salute non sono mai ceduti a terzi. Il consenso può essere revocato in ogni momento dall'area privata, con effetto immediato.

6. Conservazione

I dati sono conservati per tutta la durata dell'account e, successivamente, per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi di legge. I dati dei dipendenti cessati restano archiviati e consultabili dall'azienda finché questa non ne richiede la cancellazione. La cancellazione dell'account comporta la rimozione dei dati entro 30 giorni, salvo obblighi di conservazione.

I documenti della sicurezza generati restano nell'archivio dell'azienda anche quando la relativa abilitazione scade: la scadenza impedisce di produrne di nuovi, non di consultare e scaricare quelli già prodotti. Di ogni documento viene conservata la situazione con cui è stato costruito — numero di persone, mansioni, profilo di rischio, codice ATECO — per poter segnalare all'azienda quando il documento non descrive più la sua organizzazione. Quella situazione contiene conteggi e nomi di mansione, non dati dei singoli lavoratori.

7. Sicurezza

I dati sono ospitati su infrastruttura cloud nell'Unione Europea, con accesso segregato per azienda, cifratura in transito e a riposo, autenticazione con password e registrazione degli accessi amministrativi.

8. Diritti dell'interessato

L'interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opporsi al trattamento, scrivendo ai contatti del titolare. È sempre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

9. Modello del servizio

Il portale è gratuito per le aziende. Il servizio si sostiene attraverso la proposta di corsi di formazione alle aziende che hanno prestato il relativo consenso: questo non incide in alcun modo sulla disponibilità delle funzioni di scadenzario.